Organiser un mariage, c’est réaliser plus de 500 tâches en l’espace de 12 mois. Disposer d’un outil pour anticiper, centraliser et surtout ne rien oublier est indispensable pour une organisation de mariage efficace.
Le rétroplanning de mariage est un planning qui s’élabore à partir de la date de fin du projet. Cet outil est très pratique pour un mariage puisqu’elle permet d’avoir une meilleure vision sur les échéances à venir. En résumé, il vous faudra :
- Définir le planning de votre jour J
- Lister les prestataires et les lieux de votre journée
- Définir les échéances
- Réaliser une to-do list
Comment construire un rétroplanning de mariage ?
Dans cet article, nous vous présentons les étapes pour construire votre rétroplanning de mariage, afin que votre organisation soit la plus fluide possible.
Définissez le planning de votre jour J
Pour le Jour J, il ne doit rien manquer, pour s’en assurer, rien de mieux que de définir le planning pas-à-pas du jour de votre union.
C’est pourquoi il ne faut pas hésiter à faire un vrai calendrier, heure et heure de ce que vous faites et du lieu où vous êtes. Par exemple, avant de vous rendre en mairie il est intéressant de détailler que vous êtes au coiffeur à telle heure et pendant tant de temps. Ainsi vous savez tout, du lever au coucher après le bal. Précisez également les personnes qui vous accompagnent, car cela peut vous permettre de savoir si tout se passe comme vous le souhaitez.
Avec la méthode de rétroplanning que vous avez choisi, placez des commentaires. Par exemple, si vos témoins se chargent d’une tâche importante en particulier il faut le préciser. Une organisation du jour avec les heures, les durées et les personnes impliquées fonctionnera à merveille.
Listez les prestataires de votre journée
Pour avoir le plus beau mariage, vous aurez besoin de prestataires. Cela va vous permettre de pouvoir vous concentrer sur d’autres tâches. Tout sera déjà préparé, calculé. Il ne vous restera plus qu’à en profiter !
Ainsi, lors de la préparation de votre rétroplanning, listez l’ensemble des prestataires qui sont présents le jour J. Vous allez ainsi voir qui doit être contacté. De cette façon vous pourrez établir un devis et réglez tous les détails quant à la prestation. Un photographe sera-t-il présent ? Pendant combien de temps va-t-il prendre des photos ? Ce sont autant de questions auxquelles vous répondez en dressant une liste.
Évidemment, une to-do list vous permet de ne pas oublier un prestataire important. Il serait dommage de se retrouver sans DJ par exemple. Établir le nombre de prestataires pour votre journée donne également une idée du budget à consacrer pour ceux-ci. Si votre mariage se fait avec un budget serré, vous pouvez ainsi savoir pour combien vous en avez. Une semaine avant le jour J, n’oubliez pas de tout confirmer avec vos prestataires.
Listez les lieux de votre journée
Un mariage peut simplement se faire en mairie puis dans une salle spécifique. Mais lors de ce jour, il est possible que vous ne soyez pas seulement à ces deux endroits.
Comme pour les prestataires, il faut que votre rétroplanning détaille les lieux de présence. Que ce soit le coiffeur, la mairie, l’église ou encore le château pour la soirée de mariage, tout doit être mentionné. Encore une fois cela évite les oublis et vous donne une vision d’ensemble du mariage. Un mariage nécessite des locations et des avertissements à donner à la mairie. Vous serez certain de respecter les deadlines qui ont été convenues et cela sera une bonne chose de faite. Lors d’un mariage religieux, il faut en parler aux responsables concernés. Les cérémonies se préparent un certain moment à l’avance.
Cette étape est indispensable si vous vous mariez à l’étranger. Si au moment de l’union vous visitez un lieu particulier, précisez-le. Les transports peuvent notamment être affectés si vous n’avez pas vos voitures à disposition. Le jour J ne sera plus qu’un déroulement du planning que vous avez minutieusement prévu.
Définissez des échéances pour réserver chacun des prestataires
Les prestataires doivent être prévus à l’avance. D’une part cela vous permet de préparer le jour J comme il faut. D’autre part, ils sont au courant et ont le temps d’être préparés.
Commencez par choisir quels prestataires vous souhaitez. Il existe de nombreux traiteurs pour les mariages. Le choix du photographe ne doit pas se faire à la légère également. Une fois fait, vous devez les contacter pour vous mettre d’accord sur vos besoins. Des échéances seront ainsi définies afin que tout se passe pour le mieux. Un traiteur va par exemple vous demander de choisir un certain menu. Il faudra aussi choisir un menu pour les enfants des invités. Cet exemple montre bien que vous devez définir des dates butoirs avec vos prestataires et les respecter. Cela est important notamment dans le cadre de votre budget.
Votre organisation de mariage et votre rétroplanning se porteront mieux si vous fixez les échéances et les respectez. Ainsi il n’y aura pas de retard à prévoir à l’approche du jour de l’union et lors du jour même.
Faites une to-do list pour suivre l’avancement de votre organisation
Une to-do list est une chose essentielle lors de la gestion de projet. Un mariage en nécessite forcément une, voire plusieurs. En effet, si votre mariage contient une centaine d’invités par exemple, une bonne organisation est nécessaire.
Les to-do lists sont très utiles, car elles permettent de noter les étapes qui ont été faites. Ainsi, lorsque vous avez définitivement choisi votre robe de mariée, vous pouvez cocher la case qui la concerne. De même lorsque tous vos prestataires sont choisis, préparés et payés. Une to-do list vous permet facilement d’avoir une vision d’ensemble du rétroplanning. Si une tâche a du retard, elle peut ainsi passer en priorité afin de ne pas retarder l’ensemble.
Il est intéressant dans le cas d’un rétroplanning de respecter les échéances fixées. Si le choix du fleuriste et du DJ doit être fait 6 mois avant la date du mariage, veillez à ce que soit bien le cas. Après votre mariage vous vous souviendrez de vos préparatifs et direz merci aux to-do lists.
Avec quoi construire un rétroplanning ?
Il existe plusieurs outils pour faire votre rétroplanning. Aujourd’hui, nous vous en présentons 3.
Google Drive
Le premier outil que vous pouvez utiliser pour votre rétroplanning est Google Drive. Vous connaissez sûrement déjà ce logiciel proposé par Google pour conserver vos documents. Mais il est également utile pour organiser son mariage.
L’application vous permet de faire des dossiers et ainsi de classer de nombreux documents. Il est possible de faire un dossier où tout ce qui est relatif aux prestataires est présent. Les devis et les menus sont rangés et conservés. Les réponses aux invitations et les informations importantes des invités (comme l’âge des enfants) peuvent se trouver sur le Google Drive. Vos to-do lists se rangent aussi sur votre document d’organisation de mariage. De quoi ne rien oublier !
Le petit plus c’est que vous pouvez partager le document. Si vous souhaitez que l’un de vos proches regarde tout cela c’est possible ! Il se peut qu’un détail important oublié soit remarqué. Le Drive peut être consulté à chaque endroit et à n’importe quel moment !
Excel
Excel est un autre logiciel utile pour le rétroplanning de son mariage. Celui-ci est développé par Microsoft. Il puise son intérêt dans les nombreuses feuilles qu’il est possible de réaliser. Ainsi vous pouvez par exemple faire une feuille concernant les invités : noms, adresses, téléphones, faire part envoyé, réponses, etc. Une feuille avec les lieux et les différents prestataires est également intéressante à faire.
L’un des principaux intérêts d’Excel pour un mariage concerne la partie financière. Avec les cases, il est facile de construire un tableau pour créer un budget. Vous pouvez donc mettre les prestataires qui sont concernés et bien d’autres informations : budget estimé, prix réel, paiement et dates de paiement.
Ce qui est pratique avec Excel c’est de pouvoir modifier le document à tout moment. Le traiteur est payé ? Indiquez-le simplement dans le rétroplanning Excel. Il est d’ailleurs possible de combiner Google Docs et Excel pour un très bon suivi.
Agenda
Vous pouvez également utiliser la solution la plus traditionnelle qui soit, l’agenda papier. Dans ce cas de figure, l’objet peut être emmené partout et modifiable à tout moment.
Prévoyez de nombreuses pages pour tout noter. Par exemple une page « invitations » devra comporter les personnes, leurs adresses, l’envoi du faire part ainsi que les réponses à celui-ci. Vous pouvez faire autant de pages que vous jugez nécessaires. Que ce soit pour la robe de mariée ou la partie budget, veillez à ne rien oublier et à bien tout classer pour ne pas vous perdre. Un code couleur est intéressant pour naviguer facilement dans l’agenda papier.
L’inconvénient de cette méthode c’est que vous ne pouvez pas modifier, déplacer ou encore retirer les choses comme avec un document numérique. Avec une organisation très pointue, cette méthode fonctionnera. Vous pouvez également vite vous perdre avec toutes les pages. Veillez à vous en occuper correctement.
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